Plots waren onze boten zoek in de haven van Hong Kong

Volgend weekend, van 15 tot 17 februari, vindt in Hong Kong de Longines Masters of Hong Kong jumping plaats. Wat dat met logistiek te maken heeft? Wel, hoe denk je dat de paarden bijvoorbeeld van Europa in Hong Kong geraken? Om dat te weten te komen, interviewden we Bram Vandewalle, event consultant & mede-organisator van de Longines Masters.

Bram, kan je kort even uitleggen hoe je in deze job bent terechtgekomen?

Ik heb eerst regentaat LO & economie gestudeerd, en daarna een postgraduaat Sportmanagement aan de VLEKHO, de huidige VUB. In het tweede jaar kwam er minder praktijk bij kijken, en op een gegeven moment heb ik daarom een sponsordossier opgemaakt voor de jumping op het strand van Nieuwpoort. Daar waren ze zo tevreden over dat ik meteen na mijn laatste examen mocht beginnen binnen de organisatie als event coördinator. Daarna kwam ik bij de Vlaamse Liga Paardensport terecht als o.a. communicatie & clubs medewerker. Drie jaar later begon ik mijn eigen zelfstandige praktijk in de evenementensector en was ik o.a. mee betrokken de Optima Open tennis met de legends John McEnroe, Björn Borg en de Telenet Trophy golf, het grootste golf tornooi in België en voor een consultancy bureau op KV Mechelen voor hun klant Telenet.

En de paardensport?

Daar bleef ik ook actief in, met de jumpings van Antwerpen en Brussel. Bij die laatste begonnen we als een klein bedrijfje met slechts drie personen in een klein bureau. De laatste zeven jaar zijn we uitgegroeid naar een bedrijf met 35 à 40 medewerkers en organiseren we de Longines Masters, met wedstrijden in Parijs, Hong Kong en New York. In New York zitten we nog maar een jaar, daarvoor werd de Amerikaanse wedstrijd in Los Angeles georganiseerd.

Die organisatie is een hele uitdaging, zeker?

Zeker weten. Ik herinner me nog dat we voor ons eerste evenement in Hong Kong alles zelf verscheepten: o.a. het zand, tribunes, het materiaal voor de standen etc. Je weet niet welke kwaliteit de leveranciers hebben in Azië, dus we verstuurden alles met de boot vanuit Europa naar Hong Kong. Daar verbleven we dan twee maanden lang in een appartement met vier collega’s om alles gedaan te krijgen, een onvergetelijk avontuur. Plots waren onze boten zoek in de haven van Hong Kong. Die haven, dat is de poort naar Azië. Drie à vier keer zo groot dan de haven van Antwerpen. Ga daar maar eens een boot zoeken terwijl de deadline in je nek hijgt! Twee dagen later vonden we ons materiaal terug.

Het jaar nadien hebben we dat risico dus niet meer genomen en onze materialen laten verschepen door onze leveranciers zelf. Had een van onze leveranciers uit budgettaire overwegingen een alternatieve route gezocht, maar zich vergist in timing, zeker? Het schip zou toekomen een dag na de wedstrijd. Hebben we alsnog zelf alternatief transport moeten zoeken. Ook toen dus weer stress. Die eerste twee edities zullen nog lang in ons geheugen gegrift staan, maar dat zijn kinderziektes waarmee je als beginnende organisatie altijd kampt.

Welk materiaal moet er zoal in Hong Kong geraken?

Alles. We toveren immers een lege hal om tot een exclusief jumpingevenement. Van tickets verkopen naar tafels en hospitality, tot de hal inkleden. Dat houdt dus bijvoorbeeld ook het zand in. Het zand voor een jumpingwedstrijd is speciaal bewerkt zand met Geotextile zodat de paarden meer afdruk en veerkracht krijgen. Daarvoor werken we samen met een Belgische firma die wereldwijd zand levert. Voor de wedstrijd in Parijs zijn dat een vijftigtal vrachtwagens zand. Dat zand ligt nu wel opgestapeld in een magazijn in Parijs, zodat we niet te veel over en weer moeten rijden. Voor elke wedstrijd wordt het zand gezuiverd en herwerkt met Geotextile fiber om de ideale samenstelling te behouden.

Maar ook al de rest moet er geraken:  de tribunes, verlichting, geluidsinstallaties, standen, stallen, het stro en hooi, en natuurlijk de paarden. Voor de paarden leggen we zelf een charter in vanuit Luik naar Hong Kong. Alle paarden die aan het concours meedoen moeten dus eerst naar Luik komen, ook die van Spanje of Duitsland. De luchthaven in Luik is gespecialiseerd in paardentransport, er staan zelfs permanente stallen.

In Hong Kong is er een heel strenge quarantaine voor de invoer van paarden, om ziektes tegen te gaan.  De paarden worden twee maanden op voorhand grondig opgevolgd. Wanneer ze in Hong Kong aankomen, moeten ze drie dagen in een speciale quarantainezone blijven waar niemand bij mag, behalve de veearts. Daarna verblijven de paarden in een afgesloten zone in de evenementenhal zelf, maar kunnen de ruiters er natuurlijk wel mee trainen.

Het welzijn van de paarden is immers essentieel. We houden allemaal enorm veel van die beesten, en er gaat veel geld om in onze sport. De paarden zijn echte atleten die worden opgevolgd met veeartsen, ostheopaten, kinesisten,…

Hoelang zijn jullie daarmee bezig?

Een heel jaar door, eigenlijk. Een seizoen duurt een half jaar, met daarin drie grote wedstrijden die wij organiseren. Tussen ieder evenement heb je dus twee maanden om alles in goede banen te leiden. Neem nu bijvoorbeeld Hong Kong: het is net Chinees nieuwjaar geweest, het openbaar leven ligt daar dan twee weken stil. We moesten dus tien dagen op voorhand met alles klaar zijn.

Bij ons lag het in onze eindejaarsperiode dan weer twee weken stil. Dus uiteindelijk heb je maar een goeie anderhalve maand om alles voor te bereiden. Dat is naar planning en logistiek toe wel een enorme uitdaging. Je bent trouwens nooit alleen maar met het eerstvolgende evenement bezig. Terwijl we Hong Kong voorbereiden, moet ook New York verder opgevolgd worden qua communicatie, ticketing, sponsoring en het sportieve luik. Je bent continu in drie verschillende continenten, met elk een eigen cultuur en tijdzone, bezig. ’s Ochtends Hong Kong, ’s middags Parijs, en ’s avonds New York. Het zijn dus vaak lange dagen.

Die voorbereiding begint al buiten het seizoen. Eens een evenement afgelopen is, debriefen we, evalueren we, en gaan we brainstormen voor de toekomst. Je kan immers niet tien jaar op rij een succesvol evenement plannen als je niet innoveert. Die ideeën moeten we dan aftoetsen bij leveranciers. Eer we alle informatie hebben, en beslissingen hebben genomen, staat het nieuwe seizoen snel terug voor de deur. En dan is het aan het productieteam om ervoor te zorgen dat de puzzel in de zes tot acht weken voor elk evenement perfect in elkaar valt: van het leggen van de piste en de omkadering, tot het bouwen van de tribune en de luxueuze afwerking.

Hard werken, dus?

Ja, maar wanneer ik de emoties van de toeschouwers en deelnemers zie, is het dat allemaal waard. Het publiek dat enthousiast recht springt en uit zijn dak gaat, de ruiter die met tranen in de ogen naar de prijsuitreiking komt… Ik krijg nog kippenvel van Kevin Staut, een Franse Olympisch kampioen, die in zijn Parijs wint en met tranen in de ogen op de prijsuitreiking verschijnt. Daarvoor doe je het, he.

Absoluut, Bram. Bedankt voor de boeiende blik achter de schermen!